Sekretāre uzņēmuma uzņemas uzdevumus un darbības darba kolektīva organizēšanā un, jo īpaši, vadītājs uzņēmumā. Tas ir palīgs vadītājs uzņēmumā, tāpēc diezgan stingras prasības, iesniegts kandidātu šim amatam. Ļaujiet mums palikt vairāk par to, kā izveidot veiksmīgu kopsavilkumu ierīces uz pozīciju sekretāres.
Kas ir speciālists dara?
Jebkura sekretāres darbs prasa iemaņas, lai ātri pāriet no viena veida darba aktivitāti otru. Šī persona veic dažādus uzdevumus, bet tie visi ir paredzēti, lai palīdzētu pirmo personu par uzņēmuma darbu, kā arī ietaupīt savu darbinieku un personisko laiku. Tradicionāli oficiālās funkcijas šī speciālista ir biroja darbs, strādājot ar telefonu, mini-PBX un biroja tehnika, pārdale zvanu, kā arī ar sanāksmju organizēšanu, darījumu braucienu un kādu citu darbu.
- Sekretārs reģistratūrā ir atbildīga par primāro saņemšanas klientiem un apmeklētājiem, komunikācijas pa tālruni, kas saņem faksus, kā arī servisa atbalstu sarunās par galvas.
- Administratora darba pienākumi Ievadiet uzņēmuma darbinieku efektīvāko mijiedarbību, uzturot kārtību biroja telpās, pakalpojumu biroja iekārtās, nodrošinot uzņēmuma biroju visas nepieciešamās kancelejas preces un ekonomikas preces.
- Nedaudz atšķirīgi uzdevumi personīgo asistentu līderis. Šis speciālists vienmēr ir informēts par gaidāmajiem notikumiem. Tas ir uz viņa pleciem, ka, apkopojot grafika īpašnieku galvu, izpildi viņa personīgo pasūtījumu un daudzus citus uzdevumus, kas parasti tiek apspriesti katrā atsevišķi individuāli.
- Tiesas sēdes sekretārs Parasti pievienots vienam tiesnesim – šis amatpersona piedalās Tiesas sanāksmēs un veic visu nepieciešamo dokumentālo darbu. Tiesu nodarbojas ar arhivēšanu dokumentu, nodod materiālus uz biroju, kā rezultātā protokolu tiesas sēdē, kā arī darba kārtību sūtīt. Prasības šim amatam ir ļoti augstas: darbiniekam ir jābūt augstākai juridiskai izglītībai un profesionālajai pieredzei vismaz 2 gadus.
- Preses sekretārs Gatavojot zīmola prezentācijas jautājumus, mijiedarbojas ar plašsaziņas līdzekļiem, veido attiecīgo ziņu izvēli. Personīgais asistents veic visu saraksti, sagatavo visus uzņēmējdarbības dokumentus pirmajai personai uzņēmuma, vāc informāciju, vienā vai citā veidā, kas saistīts ar svarīgu lēmumu pieņemšanu, kā arī veic priekšnieka vienreizēju uzdevumu.
Tās specifika ir pieejamas arī notāra palīga, tulkotāja sekretāra, kā arī skolas darbinieka darbinieks skolā.
Struktūra
Jebkurš atsākums sastāv no vairākiem blokiem. Zemāk ir ieteikumi, kas katrā no tiem norāda nākamo sekretāru.
Pienākumi
Paplašinātā versijā saraksts oficiālo uzdevumu jebkuras sekretāra izskatās šādi:
- Reģistratūra ienākošo vēstuļu un lietojumprogrammas, to pārdali, nodot atbildīgajām personām+
- Saņemšana dokumentācijas par parakstu galvu+
- Atbilde uz ienākošajiem tālruņa zvaniem un to pārsūtīšana atbilde+
- Organizācija biznesa sarunas priekšnieks+
- Sastādīšana apelācijas, vēstules un citus dokumentus par pieprasījuma priekšnieka+
- Sagatavošana sanāksmju un darba sanāksmēs, vācot nepieciešamos materiālus, paziņojums par visiem dalībniekiem, ja par vietu un laiku savas saimniecības, galīgo dizainu sanāksmes protokolu+
- Sniegšana pakalpojumu organizēšanu viesiem galvas+
- Kontrole pār izpildi darbinieki no pasūtījuma administrēšanas pasūtījumu+
- administrēšanu uzņēmumam nepieciešamo darbam ar biroja preces, biroja tehniku un citiem līdzekļiem, kas veicina nepārtrauktu darbu personāla nodrošināšana+
- uztveršana apmeklētāju+
- Saglabājot uzņēmuma arhīvs+
- Organizācija pirmās personas uzņēmuma darbiniekiem: iegāde biļetes, kā arī telpu rezervācija viesnīcā+
- Veicot citus norādījumus.
Ja jūs piesakāties referentu sekretārs, tad jābūt gatavam, ka pārbaudes dokumentu tiks pievienota sarakstam pienākumiem, sagatavojot analītisko atsauksmes, vācot materiālus ziņojumus un runas.
Prasmes
Veiksmīgs kandidāts amatam sekretāres obligāti ir šādas iemaņas, kas var tikt norādīta Kopsavilkums:
- Piegāde+
- Diriģēšana telefonsarunu+
- Tikšanās un sākotnējās konsultācijas klientiem+
- Saglabājot dzīvi birojā+
- sarakste apstrāde+
- Pasākumu organizēšana un biznesa tikšanās+
- Vadītājs Time Management+
- Zināšanas par biroja iekārtu un biroja programmu PC.
Kādu prasmju prioritātes – atkarīgs no darbības uzņēmuma. Piemēram, ja sekretārs ir nepieciešams medicīnas centram, tad ir maz ticams, ka dziļas zināšanas par biroja darbu un dokumentu pārvaldību, ir maz ticams, ka jums būs nepieciešama iespēja izsniegt dokumentus vīzas iegūšanai. Šai pozīcijai ir nepieciešama spēja sazināties ar klientiem, zināšanas par medicīniskās lietas pamatiem, spēja sazināties pa tālruni lielā apjomā.
Sasniegumi
Profesionālie sasniegumi ir svarīgi jebkuram darba devējam, starp nozīmīgāko parasti piešķir šādus punktus:
- Dokumentu pārvaldības uzņēmuma optimizācija+
- Optimāla darba klimata izveide birojā+
- Vienību mijiedarbības sistēmas organizēšana+
- Ceļojumu atbalsts+
- Kurjeru un tīrīšanas pakalpojumu darbību koordinēšana.
Profesionālās un personīgās īpašības
Kompetentā sekretāram ir jābūt tādām svarīgām īpašībām kā:
- Atklātība saziņai+
- Atbildība un orientācija rezultātā+
- Aktīvā dzīves vieta+
- Spēja pildīt pienākumus multitaskingā+
- Spēja ātri pārslēgties no vienas darbības uz citu+
- Nav sliktu ieradumu neesamība+
- stresa tolerance+
- Precizitāte un scupsiness+
- Vēlme sākt sākās beigām+
- pieklājība+
- Spēja strādāt ar personisko informāciju+
- Pareiza mutiska un rakstiska valoda+
- Labas zināšanas par uzņēmējdarbības etiķeti+
- spēja rīkoties komandā.
darba pieredze
Ja jūs jau esat strādājis par sekretāru, jums nebūs grūti aprakstīt savu darba pieredzi. Daudz sarežģītāk tiem pretendentiem, kuri pirmo reizi meklē darbu pie šīs specialitātes. Tomēr pieredzes trūkums – nav iemesls, lai būtu apbēdināts, jūs vienmēr varat izvirzīt savas galvenās prasmes, kas piemīt.
Piemēram, jūs varat norādīt:
- Bezmaksas īpašumtiesības angļu un spāņu valodā+
- Visu galveno biroja programmu glabāšana+
- Biroja tehnikas zināšanas+
- 10-sekojiet top drukas metodei (300 rakstzīmes minūtē).
Jums vienmēr vajadzētu izvirzīt savu “trumps” – tas ļaus darba devējam redzēt, ko jūs esat spēcīgs un ieinteresēts jūsu kandidātā.
Izglītība
Lai pretendētu uz stabilu uzņēmumam nodoto ministru vakanci, jums ir jābūt augstākai izglītībai. Tomēr bieži vien ir nepieciešams efektīvi izpildīt pienākumus Papildu kursi un apmācības biroja darbiem, arhīva korpuss, kā arī apmācība ar biroja aprīkojumu. Mazos birojos sekretāri bieži atbilst jaunākā advokāta pienākumiem vai grāmatvedība. Šajā gadījumā, attiecīgi, juridiskā vai ekonomiskā izglītība būs nepieciešama.
Piesakoties administratora sekretāres un darbinieka amatam uzņemšanā, augstākās izglītības klātbūtne nav būtiska.
Kas nav nepieciešams norādīt?
Nedaudz sīkāk par to, kas jums nav nepieciešams norādīt kopsavilkumā.
- Jūsu hobiji un vaļasprieki. Tas nav nepieciešams nokrāsot sīkāk, kā jums patīk augt puķes / adīt / izšūtas ja jūsu nākotnes darbībai nav nekāda sakara ar to.
- Visa esošā pieredze. Daudzi sāk strādāt ar tādām pozīcijām kā pārdevējs, sētnieks vai tīrītājs. Ja strādājat vairāk nekā 10 gadus, tas būs pietiekami, lai dzīvotu 2-3 vietās līdzīgā specialitātē.
- Sekretāram jābūt patīkamam izskats, tāpēc ir ieteicams pievienot fotoattēlu atsākšanai. Tomēr šeit nav atļauta seksīga fona – ierobežot stingru fotoattēlu “dokumentiem”. Attēlus peldkostīmā vai restorānā var iznīcināt nepareizi.
Kā uzrakstīt pavadošo vēstuli?
Pavadvēstulē nav obligāta, tomēr rada labvēlīgu iespaidu uz potenciālo darba devēju. Tas nav nepieciešams atkārtot visu, kas ir rakstīts uz atsākt. Šeit jums ir nepieciešams, lai apzīmētu jūsu interesi vakancēm un īsi uzsvērt klātbūtne pamatprasmēm un kompetencēm, kurš palīdzēs jums, pildot profesionālos pienākumus.
Beigās vēstulē pateikties interesi un izteikt savu visdziļāko cerību atbildi.
Paraugi
Noslēgumā mēs dot gatavu atsākt veidni amatam sekretariāta.
Ivanova Olga Ivanovna
D. R.: desmit.01.1985
Dzīvesvieta: Rostov
kurnēt. telefons: +7 (***) ** – ** – ***
E-pasts: *** @ ***. **
mērķis: Nostāja personiskās sekretāres galvas
Izglītība
Rostov Ekonomikas institūts
Sociālekonomiskās fakultāte
BC “Profesionālās izglītības”, seminārs “pamati sekretariāta Business”
darba pieredze
01.2013. gads G. – Šobrīd AS “Trading House”
Amats: Sekretārs
pienākumi:
- Plānošanas darba grafiks direktore+
- Piegāde+
- Uzturēšana nepārtrauktās dzīves birojā.
09.2008-12.2012 G. AS “Medcentre Plus”
Amats: administrators reģistratūrā
pienākumi:
- Reģistratūra un pārdale tālruņa zvaniem+
- Darbs ar korespondences+
- Apmeklētāju tikšanās+
- Primārā konsultācijas klientiem.
Prasmes:
- Pieredze biroja darbu+
- Zināšanas par biroja datorprogrammas+
- gramatiski pareizs runas+
- Iepazīšanās ar biroja iekārtām.
Vai kāds varētu sniegt padomus par kopsavilkumu sekretāra izstrādi? Es esmu jauns padomdevējs, un vēlētos iemācīties šo prasmju. Kāda ir labākā pieeja šāda veida dokumenta sagatavošanai? Kādi galvenie punkti jāiekļauj kopsavilkumā? Un kā panākt to skaidrību un koncisumu? Jābūt kādiem ieteikumiem kopsavilkuma formātam vai stilam? Lūdzu, dalieties savā pieredzē un padomos. Paldies!
Kopsavilkuma sagatavošana ir svarīga prasme sekretāram vai padomdevējam. Lai izstrādātu efektīvu kopsavilkumu, svarīgi ir iekļaut galvenos punktus un atstāt detalizāciju citās dokumentācijās. Labākā pieeja ir sākt ar ievadvārdu, kurā norāda par kopsavilkuma mērķi un tēmu. Tad sīki izklāsta galvenos jautājumus vai secinājumus un noslēdz ar kopējo secinājumu vai ieteikumu. Lai panāktu skaidrību un koncisumu, svarīgi ir izvairīties no liekas informācijas un nodalīt galvenos punktus ar virsrakstiem vai bulletpunktām. Ieteikumi var būt par kopsavilkuma formātu, piemēram, izmantot viegli lasāmu fontu un marķējumu. Galvenais ieteikums ir būt īsiem un skaidriem, lai saņēmējs varētu viegli izprast informāciju. Svarīgi ir arī pievērst uzmanību pareizai gramatikai un pareizai struktūrai. Sava pieredzē esmu iemācījies, ka prakse un atgriezeniskā saite no kolēģiem ir vislabākais veids, kā iemācīties un uzlabot kopsavilkuma izstrādi. Paldies par jautājumu!